La gestión de citas en centros médicos puede ser un dolor de cabeza, especialmente cuando hablamos de reducir el absentismo. Hoy exploraremos cómo podemos automatizar las confirmaciones de citas por WhatsApp de manera sencilla y con un coste mínimo, usando herramientas accesibles como Make y Whapi.cloud.
El problema que enfrentan muchas clínicas es la comunicación ineficiente, que lleva a citas perdidas y una agenda desorganizada. Resolver esto con un sistema de confirmación automatizado no solo mejora la eficiencia, sino que también optimiza el tiempo del personal y la experiencia del paciente.
La Solución: Integración de Make y Whapi.cloud para Confirmaciones Inteligentes
Vamos a construir un flujo que, al registrar una nueva cita, envíe automáticamente un mensaje de WhatsApp al paciente para confirmar su asistencia.
¿Por qué Make (antes Integromat) y Whapi.cloud?
- Make: Es una potente plataforma de automatización no-code/low-code que permite conectar diversas aplicaciones y servicios sin escribir una sola línea de código complejo. Su modelo de precios incluye una capa gratuita generosa.
- Whapi.cloud: Ofrece una API de WhatsApp que es fácil de integrar y muy asequible, incluso con un plan gratuito que permite probar la funcionalidad. Nos permite enviar mensajes programáticamente sin la complejidad de la API oficial de WhatsApp Business para casos de uso sencillos y de bajo volumen.
Pre-requisitos
- Una cuenta en Make.
- Una cuenta en Whapi.cloud con una instancia de WhatsApp conectada. Necesitarás escanear un código QR con el teléfono que usarás para enviar los mensajes.
- Una fuente de datos para tus citas (ej. Google Sheets, un CRM sencillo, una base de datos con un webhook). Para este tutorial, asumiremos una Google Sheet con columnas como
Paciente, Número de Teléfono, Fecha de Cita, Hora de Cita, Especialista.
Paso a Paso: Creando el Flujo de Confirmación
Paso 1: Configurar Whapi.cloud
- Regístrate y Conecta tu Teléfono: Crea una cuenta en Whapi.cloud y sigue las instrucciones para conectar tu número de WhatsApp escaneando el código QR. Esto te dará una
API URL y un Token que necesitarás más adelante.
- Verifica tu Instancia: Asegúrate de que tu instancia esté activa y lista para enviar mensajes.
Paso 2: Diseñar el Escenario en Make
-
Crea un Nuevo Escenario en Make: Ve a tu panel de Make y haz clic en "Create a new scenario".
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Módulo de Disparador (Trigger): "Watch New Rows" en Google Sheets
- Busca y selecciona el módulo "Google Sheets".
- Elige la acción "Watch New Rows".
- Conexión: Conecta tu cuenta de Google.
- Spreadsheet & Sheet: Selecciona la hoja de cálculo y la pestaña donde registras tus citas.
- Trigger column: Elige una columna que se actualice cuando se agregue una nueva cita (ej. la columna donde introduces la
Fecha de Cita).
- Limit: Establece cuántas filas quieres procesar en cada ciclo (ej. 1).
- Desde dónde empezar: Selecciona "All" para procesar todas las filas existentes o "Choose where to start" para empezar desde una fila específica.
-
Módulo de Acción: "HTTP" para Enviar Mensaje con Whapi.cloud
- Haz clic en el signo
+ para añadir un nuevo módulo.
- Busca y selecciona el módulo "HTTP".
- Elige la acción "Make a request".
- Método:
POST
- URL: Pega la
API URL de tu instancia de Whapi.cloud, añadiendo /messages/send al final. (Ej: https://gate.whapi.cloud/rest/v1/messages/send)
- Headers:
Content-Type: application/jsonAuthorization: Bearer TU_TOKEN_DE_WHAPI (reemplaza TU_TOKEN_DE_WHAPI con el token de tu cuenta Whapi.cloud).
- Body Type:
Raw
- Content Type:
JSON (application/json)
- Request Content: Aquí construirás el cuerpo del mensaje. Deberás mapear los datos de tu Google Sheet.
{
"to": "{{2.Número de Teléfono}}",
"body": "¡Hola {{2.Paciente}}! Confirmamos tu cita en nuestro centro médico para el día {{2.Fecha de Cita}} a las {{2.Hora de Cita}} con el Dr./Dra. {{2.Especialista}}. Por favor, responde 'CONFIRMAR' para reconfirmar tu asistencia. ¡Gracias!"
}
- Explicación del Request Content:
"to": Se mapea al número de teléfono del paciente de tu Google Sheet. Asegúrate de que el formato del número sea internacional (ej. +34123456789)."body": Es el texto del mensaje. Puedes usar las variables (tokens) de los módulos anteriores (en este caso, el módulo de Google Sheets) para personalizar el mensaje dinámicamente. {{2.Paciente}} se refiere al valor de la columna 'Paciente' del módulo 2 (Google Sheets).
-
Guarda y Activa tu Escenario:
- Guarda el escenario.
- Activa el "Scheduling" para que Make revise tu Google Sheet en intervalos regulares (ej. cada 15 minutos). También puedes ejecutarlo manualmente para probarlo.
Consideraciones Adicionales
- Formato de Números: Es crucial que los números de teléfono en tu Google Sheet estén en formato internacional (ej.
+34600123456).
- Mensajes de Plantilla: Para volúmenes más altos o mensajes más complejos, considera usar las plantillas de mensajes oficiales de WhatsApp Business API, que Whapi.cloud también puede soportar. Para este caso de uso sencillo, un mensaje de texto plano es suficiente y más flexible.
- Respuestas del Paciente: Para un sistema más robusto, podrías añadir otro escenario en Make que "escuche" las respuestas de WhatsApp (ej. "CONFIRMAR") a través de webhooks de Whapi.cloud y actualice el estado de la cita en tu Google Sheet o CRM.
- Recordatorios: Puedes duplicar este escenario para enviar recordatorios 24 horas antes de la cita, ajustando el disparador y el mensaje.
- Control de Errores: Make permite añadir rutas de error para manejar casos donde un mensaje no se envía correctamente.
Con este setup, habrás creado un sistema de confirmación de citas por WhatsApp que es eficiente, automatizado y de muy bajo coste, liberando tiempo valioso para tu personal y mejorando la comunicación con tus pacientes.
---LINKEDIN---
¡Automatizar tareas repetitivas es clave para la eficiencia! 🚀 Acabo de publicar un mini-tutorial en Richi.codes sobre cómo montar un sistema de confirmación de citas médicas por WhatsApp usando Make (antes Integromat) y Whapi.cloud.
Es una solución súper efectiva para reducir el absentismo en clínicas y centros médicos, y lo mejor: ¡es gratis o de muy bajo coste! 💰
👉 Aprende a conectar tu Google Sheet con WhatsApp en unos pocos pasos, sin código complejo, para enviar mensajes personalizados de confirmación a tus pacientes.
¿Ya usas Make o Whapi.cloud para automatizaciones en tu día a día? ¡Me encantaría escuchar vuestras experiencias y trucos! #Automation #WhatsApp #NoCode #LowCode #Healthcare #SoftwareEngineering #Make #WhapiCloud